JITR

JITR varð til út frá vanda sem ég og meðstofnandi minn þekktum af eigin raun. Við höfðum unnið næturvaktir, staðið í móttöku, séð um inn- og útskráningar og sinnt lokunarvöktum þar sem ein fjarvera gat sett strax álag á fólkið sem eftir var.

Mönnunarvandi birtist sjaldnast sem eitt stórt atvik. Oftar tekur stjórnandi vaktina, frídagur hverfur eða samstarfsfólkið tekur á sig meira álag. Reksturinn heldur áfram, en kostnaðurinn safnast hægt upp.

Við þekktum einnig hina hliðina: að fá skilaboð á frídegi með spurningu um hvort hægt væri að hlaupa í skarðið. Beiðnin gat verið valfrjáls en samt fylgt henni samviskubit þegar svarið var nei. Stjórnendur eyddu tíma í að hafa samband við fólk eitt af öðru, en starfsfólk hafði enga einfalda leið til að sýna hvenær það væri laust og tilbúið að vinna.

JITR byggir á þeirri hugmynd að fólkið, vaktirnar og traustið hafi þegar verið til staðar. Það sem vantaði var yfirsýn, samþykki og rétt tímasetning.

Vaktaplanið er kjarninn í JITR. Fyrirtæki geta skilgreint vinnustaði, deildir og endurteknar stöður og útbúið vaktaplan án þess að byrja frá grunni í hverri viku.

Þegar gat myndast í planinu getur sama vaktin farið í gegnum skýrt mönnunarferli:

Skipuleggja vaktina
Staðan er skilgreind einu sinni, henni úthlutað þegar það er hægt og breytingasagan varðveitt í vaktaplaninu.

Bjóða teyminu vaktina
Team Cover lætur viðeigandi starfsfólk vita og gefur því kost á að sýna áhuga. Stjórnandinn sér svörin án þess að þurfa að hafa samband við alla einn af öðrum.

Opna vaktina á markaðnum
Ef teymið getur ekki mannað vaktina er hægt að birta hana á JITR-markaðnum fyrir fólk utan fyrirtækisins.

Velja og staðfesta
Stjórnandinn fer yfir umsækjendur, velur þann sem hentar best og staðfestir úthlutunina. Endanleg ákvörðun er alltaf hjá fyrirtækinu.

Starfsfólk notar sama kerfi til að sjá vaktir sínar, skrá framboð, óska eftir fríi, skipta á vöktum, fá tilkynningar og eiga samskipti við vinnustaðinn.

Fyrsta útgáfa JITR snerist fyrst og fremst um að tengja fyrirtæki við fólk sem gat tekið einstakar vaktir. Eftir því sem verkefnið þróaðist varð ljóst að utanaðkomandi afleysing væri aðeins einn hluti vandans.

Laus vakt verður til innan daglegs reksturs. Hún tengist vaktaplaninu, núverandi starfsfólki, framboði, fjarvistum og þeim ákvörðunum sem leiddu til þess að vaktin varð laus. Ef markaðstorgið væri sérstakt kerfi myndi það samhengi glatast.

JITR þróaðist því yfir í kerfi sem nær utan um allt daglegt ferli vaktarinnar. Fyrirtæki geta gert endurtekin vaktaplön, haldið utan um starfsfólk og heimildir stjórnenda, afgreitt fjarveru- og vaktaskiptabeiðnir, boðið vaktir innan teymisins og opnað þær á markaðnum þegar þess er þörf.

Tímaskráning tengir áætlaða vinnu við unna vinnu. Starfsfólk getur stimplað sig inn í síma eða sameiginlegum stimpilskjá og staðsetningargirðing getur staðfest að skráningin hafi átt sér stað nálægt vinnustaðnum. Stjórnendur geta farið yfir vinnutíma, leiðrétt mistök án þess að eyða rekjanlegri sögu og flutt tímana út til frekari launavinnslu.

JITR beindist upphaflega að föstum vinnustöðum á borð við hótel, veitingastaði og kaffihús. Stuðningur við verktaka og teymi sem færa sig milli vinnusvæða kallaði á annars konar skipulagningu.

Fastur vinnustaður byggir á deildum, endurteknum stöðum og hefðbundnum vöktum. Tímabundið vinnusvæði byggir á dagsettum úthlutunum, verklýsingum og valfrjálsum dagsskýrslum. Ef bæði væru þvinguð inn í sama líkan yrði annað hvort vaktaplanið eða vinnusvæðisferlið óþarflega flókið.

Skipulagslíkönin eru því aðskilin, en þau nota sameiginleg kerfi þar sem samræmi skiptir máli: dagatal starfsmanns, tímaskráningu, viðverusögu, tilkynningar og skýrslugerð. Starfsmaður sér hvar og hvenær vinna á að fara fram án þess að þurfa að þekkja innri framsetningu hennar.

Mitt hlutverk hefur verið á tæknilegu hlið JITR: að umbreyta rekstrarþekkingu í vöru og smíða kerfið þvert á framenda og bakenda.

Bakendinn er skrifaður í Java 21 og Spring Boot með PostgreSQL og Flyway fyrir gagnalíkan og breytingasögu þess. Þar eru reglurnar fyrir vaktaplön, hæfi starfsmanna, framboð, úthlutun, tímaskráningu, áskriftir og aðgangsheimildir. OpenAPI-samningur tengir bakendann við framendann og heldur kóðasöfnunum tveimur samstilltum.

Viðmótið er skrifað í Next.js, React og TypeScript. React Query heldur utan um gögn frá þjóninum, Zustand um sameiginlega stöðu í viðmótinu og allt kerfið er aðgengilegt á íslensku og ensku. Capacitor sér um farsímaumgjörðina og aðgang að eiginleikum tækisins, þar á meðal push-tilkynningum.

Stór hluti tæknivinnunnar sést ekki á einstökum skjá. Næturvaktir, tímabelti, skörun vakta, samtímis aðgerðir stjórnenda, leiðréttingar á tímaskráningu og breyttar aðgangsheimildir þurfa allar að varðveita samræmda sögu í stað þess að skrifa einfaldlega yfir síðasta gildi.

JITR er í notkun á jitr.is og er áfram í virkri þróun. Fyrirtæki geta byrjað með gjaldfrjálsan grunn fyrir vaktaplön og bætt við ítarlegri virkni fyrir vinnusvæði, tímaskráningu og skýrslugerð.

Núverandi þróun beinist meðal annars að ítarlegri rekstrarskýrslum og Júlíusi, aðstoðar-agent fyrir stjórnendur sem getur lesið vaktagögn, fundið mönnunargöt og undirbúið aðgerðir til samþykkis. Markmiðið er ekki að taka ákvarðanir af stjórnendum heldur að draga úr flakki og handvirku utanumhaldi við framkvæmd þeirra.